В розничной торговле чаще всего применяется два основных способа учета товарных остатков на складе: 

Сотровой (количественно-суммовой) учет.

Применение такого учета не требует специальных средств автоматизации. Сортовой учет применяется как правило в продуктовых магазинах, при торговле весовым товаром либо товаром не имеющим торговой упаковки. В случае применения данного способа учета в автоматизированных торговых точках как привило в информационной системе заводится так называемый «Прайс-лист» в котором фиксируется розничная цена для каждого наименования товара. Действие прайс-листа может быть ограниченно по времени, при необходимости изменить розничные цены можно создать новый прайс-лист, либо изменить цену для конкретного товара в действующем. Одновременно может действовать несколько прайс-листов, в которых зафиксирована разная цена для одного и того же наименования товара, к примеру если необходимо сформировать для одного покупателя персональные ценовые условия, или к примеру, специальные цены действующие в выходные дни и т.п. По сути о имеющемся на остатках товаре известна только цена зафиксированная в определенном прайс-листе, товар не имеет уникального признака по которому можно узнать историю его движения (когда и от кого приходил, по какой цене, когда продавался и т.д.).

Партионный (предметно-количественный) учет.

В организациях применяющих данный способ товар учитывается по количеству в натуральных (торговых) единицах, и по стоимости в денежном выражении. Ведение предметно-количественного учета в розничной торговле без применения средств автоматизации крайне затруднительно. На сегодняшний день большая часть аптечных учреждений применяют данный способ учета товара, во многом это обусловлено спецификой фармацевтического бизнеса (ограничения установленные законом, учет сроков годности и пр.). Программный комплекс «ГБ-Аптека» позволяет эффективно вести «партионный» учет товара в аптеке.

Для каждой поступающей на склад партии товара в системе фиксируется информация о цене поставщика, цене производителя, сроках годности и т.д., а так же автоматический по заданному алгоритму высчитывается розничная (базовая) цена и генерируется уникальный признак – Внутренний штрих-код. Вся эта информация записывается в базе данных системы в виде объекта под названием «Серия товара». Таким образом если в аптеку в течение недели несколько раз поступало одно и тоже наименование товара в системе для каждой партии создастся своя серия. Таким образом, если аптека работает с использованием внутреннего штрих-кода каждая единица товара имеет уникальный признак по которому без труда можно узнать всю необходимую информацию о товаре. 

Какие преимущества дает партионный учет в аптеке? 

• Контроль в режиме реального времени остатков товара на складе, в любой момент времени можно получить информацию о том, какое количество товара и на какую сумму находиться на складе. Прогнозировать потребность на основе аналитических отчетов.

• Полная история о движении товара, когда и от какого поставщика приходил, когда и какому клиенту продавался, на каких условиях (со скидкой или без).

• Применение гибких систем ценообразования, в том числе с учетом ценовых условий поставщика.

• Оперативное выявление ошибок персонала, излишки или недостачи обнаруживаются сразу, а не во время следующей инвентаризации, что позволяет «по горячим следам» узнать причины данных ошибок и своевременно их исправить.

• Быстрое и качественное проведение промежуточных инвентаризаций, возможность проведения частичных инвентаризаций.

• Снижение вероятности хищения товара собственными сотрудниками, фиксация в программе всех операций производимых с товаром позволяет без труда выявлять и пресекать факты хищения.